Gastbeitrag von Pierre Queinnec, Mitgründer von Jenji

Spesenbetrug ist ein globales Phänomen. In einer Umfrage von 2016 gab im Schnitt eine/r von zehn Angestellten an, schon einmal bewusst fälschliche Angaben bei der Spesenabrechnung gemacht zu haben. Besonders häufig treten die Schummeleien bei den Entfernungspauschalen und bei Auslagen für nur scheinbar geschäftliche Einkäufe auf. Zusätzlich werden oft, aufgrund gesetzlicher Unterschiede in den Ländern, verschiedene Wege genutzt, um sich auf Firmenkosten zu bereichern. Wie sieht es konkret in Deutschland aus?

Die beliebtesten Methoden

Aufgrund unserer Gesetzgebung, vor allem des Bundesreisekostengesetzes, wird gerne die Kilometerpauschale als Werkzeug für einen Spesenbetrug genutzt. Aber auch private Aktivitäten auf einer Geschäftsreise dienen oft diesem Zweck. Dazu werden die Rechnungen einfach zur Spesenabrechnung beigelegt und es wird behauptet, dass es sich um geschäftliche Aktivitäten handle. Die Fahrt von der Unterkunft zu privaten Zielen wird ebenfalls bevorzugt über vermeintlich beruflich verursachte Taxiquittungen vergolten.

Erklärt sich das Unternehmen zur Übernahme tatsächlicher Hotelkosten bereit, kann auch hier eine gute Vorlage entstehen. Werden mehrere Mitarbeiter:innen auf eine Geschäftsreise mit gleichem Ziel geschickt, kann es passieren, dass sich diese gegenseitig zum Essen einladen. So werden die Quittungen als Geschäftsessen eingereicht und der gewonnene Betrag aufgeteilt.

Wenn Reisekostenabrechnungen eingereicht werden, passen manche auch Fahrtzeiten und die Reisedauer an. Den Angestellten steht bspw. erst eine Tagespauschale (in Höhe von derzeit 14 Euro für den ersten und 28 Euro für alle Folgetage) zu, wenn diese mindestens acht Stunden auswärts tätig werden. Dazu zählen auch die Fahrtzeiten. Auf diesem Weg kann absichtlich, neben der Tagespauschale, auch ein höheres Kilometergeld beansprucht werden.

Spesenbetrug ist schwierig zu erkennen

Obwohl nationale Schäden in Billionenhöhe verursacht werden, decken viele Unternehmen die zahlreichen kleinen Schummeleien und Spesenbetrug nicht auf. Der Grund liegt wortwörtlich auf der Hand: Die manuelle Überprüfung der, meist in Papierform, eingereichten Abrechnungen. Da sich nicht ausgiebig und im Detail mit jeder einzelnen Spesenabrechnung beschäftigt werden kann, genehmigen die meisten Unternehmen zu hohe Zahlungen. Hier steht die Effizienz der manuellen Bearbeitung der Genauigkeit von Überprüfungen im Weg.

Wie künstliche Intelligenz gegen Spesenbetrug helfen kann

Selbst wenn die Buchhaltung großzügige Zeitfenster für die jeweilige Überprüfung einer Reisekostenabrechnung bekommt, neigt der Mensch zu Konzentrationsschwankungen und dadurch eben auch zu Fehlern. Gerade wenn repetitive Prozesse erfolgen, ermüden viele Mitarbeiter:innen schnell. Hier kommt künstliche Intelligenz mittels praktischer HR-Tools ins Spiel. 

Digitale Prozesse ermöglichen die automatisierte und damit fehlerfreie Verarbeitung von Belegen und Rechnungen. Das Spesenmanagement von Unternehmen wird dadurch effizienter und genauer. Dazu können die Daten mit internen oder externen Systemen abgeglichen werden. Doch was bedeutet das konkret in der Praxis?

Ein anderes Beispiel: Zwei Mitarbeiter:innen haben sich, wie weiter oben bereits beschrieben, gegenseitig zum Essen eingeladen. Bei der manuellen Überprüfung landeten die Rechnungen dazu ggf. an verschiedenen Stellen oder trafen zu verschiedenen Zeiten ein, sodass die Gemeinsamkeiten auf den einzelnen Quittungen nicht auffielen. Nun geschieht durch ein KI-gestütztes Tool ein automatisierter Datenabgleich und die Mitarbeiter:innen fliegen auf.

Geld ausgeben, um zu sparen

Bei der Spesenabrechnung auf Automatisierung und KI-gestützte Überprüfung zu setzen, ist eine wirkungsvolle Präventionsmaßnahme. In diese Tools zu investieren, sorgt für Einsparungen und dadurch entstehen unternehmensweite Vorteile. 

Wichtig: Es geht nicht darum, Mitarbeiter:innen zu “erwischen” oder zu überwachen. Weiterführend soll auch kein/e der Angestellten grundsätzliches Misstrauen gegenüber seiner/ihrer Person empfinden. Der Zweck ist ein anderer: Wenn die Mitarbeiter:innen wissen, dass ihre Angaben auf diese Art überprüft werden, steigt die Hemmschwelle bei dieser einen von zehn Personen es überhaupt erst zu versuchen, enorm.

Über den Autor: 

Pierre Queinnec ist CEO von Jenji. Der 40-Jährige kann auf mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Software-Branche zurückblicken: Bevor er Jenji 2014 gemeinsam mit Nicolas Andre gründete, war Queinnec Co-Founder und CTO bei Zenika sowie Mitgründer von Allegoria, einer SaaS-Lösung für Steuerberechnungen. Queinnec hat einen Abschluss als Ingenieur von der École Supérieure des Sciences Informatiques (ESSI) in Sophia Antipolis und von der McGill University in Montréal.

Headerphoto iStock: Bildnachweis: industryview

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