Das Unternehmensgehirn in Zeiten von KI

In diesem Artikel zeige ich, mit welchem Setup ich heute eine Firma starten würde und warum es sich grundlegend von früher unterscheidet.

Wenn ich vor zehn oder fünfzehn Jahren eine neue Firma aufgebaut habe, gehörte eine Sache ziemlich früh dazu: eine vernünftige Ablagestruktur. SharePoint aufsetzen. Ordner definieren. Zugriffsrechte vergeben. Projektbereiche anlegen. Dort dann ersten Research und erste Konzepte anlegen. Projektskizzen oder einen Business Plan. Und in den Wochen drauf füllt sich dieser langsam. 

Ein Unternehmen braucht ein Gedächtnis. Es muss irgendwo festhalten, was es über Kunden, Produkte, Prozesse und den eigenen Markt gelernt hat. Der Sharepoint war dieses Gedächtnis. Das Problem war nur: Dieses Gedächtnis funktionierte häufig nicht besonders gut.

Der Fileserver als löchriges Unternehmensgedächtnis

Ein guter Fileserver hatte zwei Voraussetzungen.

1. Er brauchte eine klare Struktur mit Regeln. 
2. Alle mussten sich daran halten.

In den ersten Wochen funktionierte es gut. Dann entstand ein zweiter Ordner mit Marketing-Unterlagen im Produkt. Produktrelevante Informationen lagen im Kundenordner. Und die v7 einer aktuellen Produktbeschreibung hat wichtige Elemente vergessen, die v4 noch hatte. Wichtige Vertriebsanalysen waren in PowerPoint, basierend auf Daten von Excel, extrahiert aus einem CRM… aber es hatte sich noch was geändert. Abstimmungen sind nötig, um die Wahrheit zu rekonstruieren. Und das bereits in kleinen Teams.

Bei Rechnungen, Einkauf, Stundenbuchungen oder Produktdokumentationen – überall wiederholte sich dasselbe Muster. Und dann kam ein Applikationszoo hinzu.

• Designs lagen in Figma und Canva
• Strategien und Präsentationen in PowerPoint.
• Analysen in Excel.
• Produktanforderungen in Jira.
• Dokumentation in Confluence.
• Kundeninformationen im CRM.
• Und wichtige Entscheidungen irgendwo in Slack oder Microsoft Teams.

Fehlende Übersicht. Redundante Ablage. Schwer durchblickbare Historien. Und irgendwo hatte jemand einen neuen Bereich angelegt, weil die bestehende Struktur nicht mehr verständlich war. 

Das Problem war nicht SharePoint. Das Problem war die grundlegende Architektur im Menschen mussten sich erinnern: Das Unternehmensgedächtnis war löchrig. Und wurde von Menschen zusammengehalten.

KI verändert die Anforderungen an das Unternehmensgedächtnis

Vor gut 18 Monaten habe ich mein letztes Unternehmen verkauft. Seitdem hat KI die Technologiewelt verändert. Firmen, die im Jahr 2026 gegründet worden sind, gelten als AI-native. Aber wie verändert die KI eigentlich das System Unternehmen. 

Seit einigen Monaten arbeite ich mit meinem Startup-Portfolio sowie für mich selbst an Experimenten. Wir bauen neue Softwareprodukte auf mit KI. Und zum ersten Mal ist der erste Schritt für eine neue Firma nicht mehr der FileServer. 

Seit meiner ersten Firma im Bereich Business Intelligence verfolgt mich das Konstrukt eines Single Point of Truth. Quasi das Unternehmensgedächtnis. Mit den Potenzialen von KI kann man diese Frage ausweiten von Gedächtnis auf Gehirn: Wie baut man ein Unternehmensgehirn für das Zusammenspiel aus Menschen und KI?

Das Ziel ist ein System, das…

1. Für Menschen und KI schnell auffindbar Kontext für ihre Aufgabe gibt
2. Möglichst vollständig das relevante Unternehmenswissen umfasst und daher den Rückgriff auf dritte Quellen reduziert
3. Eindeutig, widerspruchsfrei und daher auch möglichst nicht redundant Informationen ablegt.

Und bei dem Gedanken, kommen alte File Server aus meiner Sicht an ihre Grenzen. Die zentrale Frage ist nicht mehr: Wo legen wir unsere Dokumente ab? Generell sind Dokumente für eine automatisierte Erfassung ein eher ungewöhnliches Medium. Wir brauchen etwas anderes. 

Das Unternehmensgehirn im KI-Zeitalter 

Ich habe mich für ein Extrem entschieden. Eine Softwarebasis, die bis auf wenige Ausnahmen alles verwaltet und für jeden Agenten und Menschen als Basiswerkzeug genutzt wird. Aber welche Software kann ich dafür nutzen? 

Da ich seit Jahren schon ohne KI großer Fan von Notion war, war mein Experiment: „Wie weit kann ich Notion nutzen? Und wo sind die Grenzen. Notion ist an sich ein modernes Wiki. Du kannst dort Seiten mit Text oder Tabellen anlegen, Datenbanken einbauen und auch Files ablegen. Also an sich simpel. Aber mit KI wird eben diese große Einfachheit zu absoluter Stärke. Weil KI die funktionale Tiefe, die Notion gegenüber mächtigeren Softwaresystemen fehlt, gar nicht wichtig ist. Notion steht dabei stellvertretend für eine Klasse an Tools wie Monday, Trello, Jira, Obsidian und viele mehr.

Ich speichere dort heute Unternehmensstrategie, Marktanalysen, Marketing-Guidelines, Branding, Software-Spezifikationen, Research, Meeting Notes, Produktentscheidungen und viele weitere Informationen.

Vieles davon hätte früher in einer PowerPoint-, Word- oder Excel-Datei geendet. Heute existiert es als lebender Teil eines Wissenssystems. Es wird laufend durch neue Erkenntnisse aktualisiert. Aus der früheren v7 einer Marktanalyse, die einen Stand einfriert, wird ein lebendes Objekt. Eine Analyse, die sich analysiert, wenn wir etwas über Kundensegmente gelernt haben oder ein neuer Wettbewerber durch einen Agenten identifiziert wurde. Das Dokument war früher der Container des Wissens. In einem AI-native Setup wird Wissen stärker zu einem vernetzten Zustand, aus dem bei Bedarf wieder Dokumente, Analysen oder Präsentationen entstehen können.

Am Beispiel des Softwareentwicklungsprozesses

Wie weit die Nutzung gehen kann, zeigt das Beispiel des Softwareentwicklungsprozesses. 

In den vergangenen Monaten habe ich mehrfach überlegt, zusätzliche Systeme einzuführen. Confluence für Dokumentation oder Linear als moderneres Produktmanagement-System. Für meine aktuelle Größe bringt mir ein weiteres System weniger als die dadurch entstehende Fragmentierung kostet. Also habe ich alles über KI und Notion direkt abgebildet.

• Der Code liegt weiterhin in GitHub.
• Die Produktspezifikation von User Story und PRD, Dokumentation aber auch Design Patterns und Guidelines sowie UX Laws liegen in Notion
• In Claude Design teste und iteriere ich die User Experience 
• Claude arbeitet mit beiden Welten und übernimmt das Coding. 
• Ein Agent prüft laufend die Konsistenz zwischen Code und Spezifikation.

Wenn ein Testing eine Änderung ergibt, prüft die KI das nicht nur gegen die Spezifikation. Sie prüft, ob eine Änderung in den neu erfassten Bedürfnissen der Zielkunden dazu passt. Sie bewertet die Änderung nach vordefinierten Kriterien, prüft die Vereinbarkeit mit UX Laws und setzt dann den Code direkt um und aktualisiert die Spezifikation und Dokumentation.

Jeder, der größere Entwicklerteams geführt hat, weiß, dass dies fast nie der Fall bei rein menschengeführten Projekten war. Scope-Drift und Dokumentation prägten den Alltag, weil wir als Menschen die schnelle Umsetzung immer über die Struktur priorisieren. Für KI fällt diese Triage zu großen Teilen weg. 

Heute organisiere ich deshalb sehr viel direkt in Notion. Produktideen, Spezifikationen, UX-Guidelines, Design Patterns, Architektur- und Architekturentscheidungen, Meeting Notes, etc. 

Die blinden Flecken des Systems.

Bei qualitativem Wissen ist das Notion-basierte Unternehmensgedächtnis richtig stark. Es gibt aber zwei Ausnahmen, wo der Single Point of Truth heute außerhalb liegt und weshalb Notion noch nicht das perfekte Unternehmensgedächtnis ist. 

Die erste Ausnahme ist: Code.  Dafür bleibt GitHub ein eigenes System. Softwareentwicklung braucht etwas, das auch für anderes Unternehmenswissen künftig wichtiger werden dürfte: Versionierung. Nachvollziehbarkeit. Reviews. Abhängigkeiten. Rollbacks. Die Möglichkeit, Änderungen kontrolliert zurückzunehmen. GitHub hat dafür über Jahrzehnte eine extrem leistungsfähige Architektur entwickelt. Vielleicht ist deshalb gerade GitHub ein Hinweis darauf, wie zukünftige Unternehmenssysteme aussehen könnten.

Nicht einfach ein Ort, an dem Informationen liegen. Sondern ein System, das versteht: Was wurde verändert? Von wem? Warum? Und wie hängt es mit anderen Veränderungen zusammen?

Die zweite Ausnahme: Finanzdaten. Hier sind bestehende Systeme einfach bereits sehr effizient, die regulatorisch konforme Struktur abzubilden. Buchhaltung bleibt beispielsweise in DATEV oder Lexoffice. Für das Controlling nutze ich Companyon – Disclaimer: Dort bin ich Gesellschafter. Auch diese Daten würde ich nicht nach Notion kopieren, nur um eine vermeintlich zentrale Datenbank zu bauen. Viel wichtiger ist etwas anderes: Die KI muss die jeweils richtigen Wissenssysteme nutzen können.

Das heutige Gehirn reicht nicht für die Komplexität von Konzernen

An dieser Stelle ist eine Einschränkung wichtig. Für eine allgemeingültige Blaupause reicht dieses Setup noch nicht. Die Unternehmen und Projekte, an denen ich momentan arbeite, sind klein. Teilweise arbeite ich allein daran. Als Unternehmer, der ständig über das Setup von Teams mit teilweise über 100 Mitarbeitern nachgedacht hat, weiß ich, wie viel schwerer es ist, eine solche Gruppe zu organisieren.

Der größte Gegner eines einheitlichen Unternehmensgedächtnisses sind Menschen mit verschiedenen Perspektiven und großen Zugriffsrechten. Allein dieses Problem zu lösen, wird eine große Aufgabe:

• Welche Menschen/Agenten dürfen wo lesen oder schreiben?
• Wer überprüft Aktualisierungen und wie funktionieren Freigaben?
• Wie sieht ein Audit Trail aus? Und welche Informationen müssen bewusst voneinander getrennt bleiben?

Das sind Fragen, die selbst bei Teams mit über 20 Mitarbeitern schon relevant werden. Bei Konzernen werden sie fundamental: Wie funktionieren beispielsweise Chinese Walls, wenn ein KI-Agent theoretisch auf das gesamte Unternehmenswissen zugreifen könnte?

Die Lösungen für diese Corporate Setups werden sicher nicht mehr nur auf Notion + Claude laufen. Für Konzerne wird es die große Aufgabe werden, eine tragfähige Governance für Menschen und Agenten für ein Unternehmensgehirn zu bauen. 

Aber wie auch beim Menschen: Zwar besiegt die KI heute promovierte Experten in fachlichen Benchmarks. Im Umgang mit der Komplexität menschlicher Unternehmen muss sie sich noch von einem Gehirn entwickeln, das auch größere Organisationen prägen kann. Bei kleinen Teams klappt dies heute aber beeindruckend gut. Und im Jahr 2026 fühlt es sich ganz anders an, ein Unternehmen mit Notion und KI zu starten, als einen Sharepoint aufzusetzen.